Také používáte pro plánování excel? Uživatelé ho mají rádi pro jeho snadné a důvěrně známé ovládání. Problémy nastanou, pokud potřebuje plánovat více oddělení nebo poboček. Vše je najednou pracné, chyby se množí a celý proces trvá příliš dlouho. Jak z toho ven?
Excel jako plánovací nástroj
Mnoho společností časem vyroste do velikosti, kdy musí plánovat různé procesy, skládat plán z dílčích plánů poboček nebo různých výrobkových skupin. Připraví tabulky v excelu, rozešlou je příslušným manažerům a vypukne chaos. Část uživatelů kreativně doplní do tabulek nové řádky nebo sloupce, protože jim zaslané podklady nevyhovují. Jiní si přizpůsobí vzorce. Někteří vyplní jen část tabulek, nebo je v termínu nezašlou vůbec.
Pro finančního ředitele nebo controllera, který má tyto podklady konsolidovat a vytvořit z nich plán, následuje složité období plné stresu, ruční kontroly dat a složitého dohledávání problémů. Už jen odpovědět na otázku, jak je plánování daleko, je komplikované. Jenže investice do nového systému by přece byla drahá, časově náročná a uživatelé by se museli učit zcela nový způsob plánování. Nebo ne?
Řešení existuje. Nechte uživatelům rozhraní na bázi excelu, ale místo ručního rozesílání a zpracování tabulek tyto procesy automatizujte. Využijte systém, který umožní nastavit práva jednotlivým osobám a omezit jejich nežádoucí kreativitu. Můžete nechat dílčí části plánu projít automatickým vícestupňovým schvalováním a porovnat zaslaný návrh s výsledky prediktivní analýzy založené na předchozích obdobích. Systém sám zamkne odsouhlasené části plánu, zkonsoliduje obsažená data a v rámci workflow upozorní příslušné manažery. Všechny vstupy dat a jejich změny jsou dohledatelné a auditovatelné.
Využití systému, kdy vstup dat na straně uživatelů probíhá v „excelovské“ rozhraní a jejich další zpracování je automatizováno, zrychlí proces plánování, zpřehlední ho a omezí chybovost bez nutnosti učit uživatele práci s novým softwarem. Zůstane také zachováno klíčové know-how nasbírané zaměstnanci za roky práce s excelem. Top management společnosti získá s menší pracností vyšší míru kontroly nad jejím vedením a může tak dosáhnout lepších hospodářských výsledků.
